Comunicar a política de viagens corporativas em inglês de forma clara é fundamental para evitar ruídos entre o RH e os colaboradores que viajam a trabalho. Quando uma empresa atua no mercado global, as regras de deslocamento e hospedagem precisam estar devidamente padronizadas para garantir o controle de custos. Além disso, o uso correto do vocabulário técnico passa uma imagem de profissionalismo e organização, facilitando a adesão dos funcionários às diretrizes internas da companhia.
Termos Fundamentais e Regras de Reembolso
Primeiramente, é necessário que o recrutador ou gestor de RH saiba explicar o conceito de Travel Policy. Esse termo define o conjunto de regras que o colaborador deve seguir durante um deslocamento profissional. Além do mais, um dos pontos mais importantes é o Reimbursement (reembolso), que se refere à devolução dos valores gastos pelo funcionário em nome da empresa.
Muitas organizações utilizam o sistema de Per Diem, que consiste em uma diária fixa para cobrir despesas com alimentação e pequenos gastos. Entretanto, se a empresa trabalha com valores variáveis, o termo correto a ser utilizado é Actual Expenses. Certamente, detalhar essas diferenças logo no início da conversa evita surpresas desagradáveis durante o fechamento das contas mensais.
Diretrizes de Reserva e Acomodação
Durante a explicação técnica, você deve abordar como as reservas devem ser realizadas, utilizando o termo Booking. Muitas políticas exigem que o colaborador utilize a Economy Class para voos domésticos, reservando a Business Class apenas para trajetos internacionais de longa duração. Adicionalmente, mencione a necessidade de apresentar o Boarding Pass (cartão de embarque) como comprovante oficial da viagem realizada.
No que diz respeito à hospedagem, o RH deve orientar sobre os limites de valores para o Accommodation (acomodação). É comum que as empresas tenham parcerias com redes específicas, conhecidas como Preferred Hotels. Consequentemente, o uso dessas parcerias garante tarifas mais baixas e facilita o processo de faturamento direto para a companhia. Portanto, deixar essas opções claras no guia de viagens otimiza o tempo do colaborador e mantém o orçamento sob controle.
Prestação de Contas e Relatórios de Despesas
Após o retorno da viagem, o profissional deve preencher o Expense Report, que é o relatório detalhado de todos os gastos efetuados. É imprescindível que todos os Receipts (recibos e notas fiscais) sejam anexados ao documento para fins de auditoria e conformidade. Além disso, mencione o prazo máximo para o envio dessas informações, utilizando o termo técnico Deadline.
Caso ocorram gastos que não estão previstos na política, eles serão considerados Out-of-policy expenses. Nesses casos, o RH deve explicar que tais valores podem não ser reembolsados pela organização. Posteriormente, a análise desses relatórios permite que a empresa identifique oportunidades de economia e melhorias nos processos de deslocamento. Dessa forma, manter uma comunicação técnica e objetiva em inglês assegura que todos os envolvidos sigam os padrões de Compliance exigidos pelo mercado internacional.
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