Setor de Compliance: o que é, o que faz e qual sua importância nas empresas

O setor de compliance é a área responsável por apoiar a organização no cumprimento de leis, regulamentos, normas internas, políticas e padrões de conduta aplicáveis às suas atividades. Na prática, esse setor atua na prevenção, identificação e tratamento de riscos relacionados a irregularidades, corrupção, fraudes, conflitos de interesse e outras situações capazes de gerar consequências jurídicas, financeiras ou reputacionais.

Embora muitas pessoas associem compliance exclusivamente ao combate à corrupção, sua atuação é mais ampla. Dependendo da empresa e do setor econômico, a área pode trabalhar com código de conduta, canal de denúncias, avaliação de terceiros, treinamentos, controles internos, investigações, monitoramento de riscos e orientação aos funcionários.

O que é o setor de compliance?

O setor de compliance é uma estrutura organizacional destinada a promover conformidade e integridade dentro da empresa.

A palavra compliance deriva do verbo inglês to comply, relacionado à ideia de cumprir ou estar em conformidade. No ambiente empresarial, o conceito envolve estabelecer mecanismos para que a organização e seus profissionais atuem de acordo com as obrigações aplicáveis e os padrões de conduta adotados.

Isso significa que compliance não consiste simplesmente em elaborar documentos.

Uma empresa pode possuir dezenas de políticas internas e, ainda assim, apresentar um programa pouco efetivo caso essas regras não sejam conhecidas, aplicadas, monitoradas e apoiadas pela liderança.

Por isso, um setor de compliance eficiente combina prevenção, orientação, controles, monitoramento e mecanismos para identificar e responder a problemas.

O que faz o setor de compliance?

As responsabilidades variam conforme porte, segmento, estrutura e riscos da organização.

Em uma instituição financeira, por exemplo, as exigências regulatórias podem resultar em uma estrutura bastante especializada. Já uma indústria, empresa de tecnologia ou organização de médio porte pode organizar a função de outra maneira.

Ainda assim, algumas atividades são frequentemente associadas ao setor de compliance.

A área pode elaborar e atualizar políticas internas, promover treinamentos, orientar funcionários, acompanhar mudanças regulatórias, analisar riscos de integridade e auxiliar na avaliação de determinadas relações com terceiros.

Além disso, compliance pode participar da gestão do canal de denúncias e de processos relacionados à apuração de possíveis irregularidades, respeitando a estrutura de governança estabelecida pela organização.

Qual é o objetivo do setor de compliance?

O objetivo central é ajudar a organização a prevenir e administrar riscos de não conformidade e integridade.

Isso inclui reduzir a probabilidade de determinadas irregularidades ocorrerem e aumentar a capacidade da empresa de identificá-las e tratá-las quando surgirem.

Imagine uma empresa que contrata centenas de fornecedores. Alguns desses relacionamentos podem apresentar riscos maiores que outros.

O setor de compliance pode ajudar a estabelecer critérios para avaliação desses terceiros antes e durante o relacionamento comercial.

Da mesma forma, a área pode criar orientações para situações envolvendo presentes, hospitalidades, conflitos de interesse, relacionamento com agentes públicos e outras questões sensíveis.

O objetivo não é impedir negócios, mas contribuir para que eles ocorram dentro de parâmetros adequados de conformidade e integridade.

Como funciona um setor de compliance?

O funcionamento começa pela compreensão dos riscos enfrentados pela organização.

Uma empresa precisa identificar quais leis, regulamentos e obrigações são relevantes para suas atividades e quais situações podem gerar maior exposição.

A partir desse diagnóstico, desenvolve controles proporcionais aos riscos.

Por exemplo, se a organização possui grande número de intermediários atuando em seu nome, a avaliação de terceiros pode receber atenção especial. Se trabalha com informações sensíveis, aspectos relacionados à privacidade e à segurança da informação também podem ganhar relevância.

Depois de implementar políticas e controles, a empresa precisa acompanhar seu funcionamento.

Assim, compliance deve ser encarado como um processo contínuo, e não como um projeto realizado apenas uma vez.

Programa de compliance e setor de compliance são a mesma coisa?

Os conceitos estão relacionados, mas não são exatamente iguais.

O setor de compliance corresponde à área, equipe ou função organizacional responsável por determinadas atividades relacionadas à conformidade.

Já o programa de compliance ou programa de integridade reúne políticas, procedimentos, controles, treinamentos, canais e outras medidas implementadas pela organização.

Portanto, o setor pode ser responsável por coordenar ou apoiar o programa, mas o sucesso do compliance não depende exclusivamente dessa equipe.

Gestores e funcionários de diferentes departamentos também possuem responsabilidades.

Se apenas os profissionais de compliance respeitarem as regras, o programa evidentemente não funcionará.

Estrutura do setor de compliance

Não existe uma única estrutura adequada para todas as empresas.

Grandes organizações podem possuir diretorias ou departamentos completos de compliance, divididos em diferentes especialidades. Empresas menores podem concentrar determinadas responsabilidades em equipes mais enxutas.

O ponto importante é que a função possua recursos, autoridade e acesso adequados para executar suas responsabilidades.

Também é relevante estabelecer linhas claras de comunicação e reporte.

Se a própria área responsável por identificar irregularidades estiver excessivamente subordinada às pessoas ou departamentos que precisa monitorar, podem surgir conflitos.

Por isso, independência e autonomia compatíveis com a estrutura da organização são aspectos importantes na governança de compliance.

Principais atividades do setor de compliance

Mapeamento de riscos de compliance

Antes de definir controles, é necessário entender os riscos.

O mapeamento identifica situações em que a empresa possui maior possibilidade de enfrentar irregularidades ou descumprimentos.

Esses riscos dependem de fatores como segmento, localização, modelo de negócios, clientes, fornecedores, utilização de intermediários e relacionamento com o poder público.

Uma empresa que participa frequentemente de licitações, por exemplo, pode apresentar um perfil de risco diferente daquele de uma pequena empresa que vende diretamente ao consumidor.

O mapeamento permite priorizar recursos de acordo com a exposição real da organização.

Código de ética e conduta

O código de ética ou código de conduta estabelece princípios e comportamentos esperados pela organização.

Ele pode tratar de temas como respeito no ambiente de trabalho, conflitos de interesse, corrupção, recebimento de presentes, relacionamento com fornecedores, proteção de informações e utilização de recursos corporativos.

Entretanto, o documento precisa ser compreensível.

Um código excessivamente complexo e distante da realidade dos funcionários pode ter pouca utilidade prática.

Além disso, sua aplicação precisa ser coerente. As regras devem valer para diferentes níveis hierárquicos.

Políticas de compliance

Além do código de conduta, empresas podem desenvolver políticas específicas.

Uma política anticorrupção, por exemplo, pode estabelecer regras relacionadas ao relacionamento com agentes públicos.

Outra política pode tratar de presentes, brindes, entretenimento e hospitalidades.

Também podem existir procedimentos sobre conflitos de interesse, doações, patrocínios, contratação de terceiros e outras situações relevantes.

O conteúdo dessas políticas deve refletir os riscos e as características da empresa.

Treinamentos de compliance

Criar políticas não é suficiente se ninguém souber que elas existem ou compreender como aplicá-las.

Por isso, treinamentos representam uma atividade importante do setor de compliance.

Os conteúdos podem variar conforme a função dos trabalhadores.

Uma equipe de vendas pode precisar de orientações específicas sobre relacionamento comercial. Profissionais responsáveis pela contratação de fornecedores podem necessitar de treinamento sobre conflitos de interesse e avaliação de terceiros.

Essa abordagem tende a ser mais útil do que simplesmente oferecer exatamente o mesmo treinamento para todos.

Canal de denúncias e compliance

O canal de denúncias permite comunicar suspeitas ou informações relacionadas a possíveis irregularidades.

Funcionários e, dependendo da estrutura adotada, terceiros podem utilizar esse mecanismo para relatar situações que merecem análise.

Entretanto, simplesmente disponibilizar um telefone ou formulário não garante sua efetividade.

A organização precisa estabelecer procedimentos para recebimento, triagem, tratamento e proteção adequada das informações.

Também deve tratar seriamente o risco de retaliação contra pessoas que realizem relatos de boa-fé.

A credibilidade do canal depende da confiança de que as informações serão avaliadas adequadamente.

Investigações internas no setor de compliance

Quando surgem indícios de possíveis irregularidades, pode ser necessário realizar uma investigação interna.

O objetivo é esclarecer os fatos de maneira estruturada.

Dependendo do caso, isso pode envolver análise documental, entrevistas e avaliação de registros e informações disponíveis.

Investigações precisam respeitar regras internas, legislação aplicável, privacidade e direitos das pessoas envolvidas.

Além disso, é importante evitar conclusões precipitadas. Uma denúncia representa uma informação a ser analisada, e não automaticamente a comprovação de uma irregularidade.

Em situações complexas, a organização pode precisar do apoio de áreas jurídicas e de especialistas externos.

Due diligence de terceiros

A due diligence de terceiros é outra atividade frequentemente associada ao compliance.

Antes de contratar determinados fornecedores, consultores, representantes ou intermediários, a empresa pode realizar uma avaliação proporcional ao risco da relação.

Essa análise pode considerar estrutura societária, reputação, histórico, potenciais conflitos de interesse e outros fatores relevantes.

A profundidade da verificação deve ser proporcional ao risco.

Aplicar exatamente o mesmo procedimento a todos os fornecedores, independentemente de valor, atividade ou exposição, pode consumir recursos sem necessariamente melhorar o controle.

Compliance e fornecedores

Os riscos de uma organização não estão restritos aos seus funcionários.

Terceiros podem representar a empresa ou participar de atividades importantes em seu nome.

Por isso, o setor de compliance pode participar da criação de procedimentos para seleção, contratação e acompanhamento de fornecedores.

Contratos também podem incluir cláusulas relacionadas à integridade e ao cumprimento das obrigações aplicáveis.

Entretanto, uma cláusula contratual isolada não substitui uma avaliação adequada quando o relacionamento apresenta riscos relevantes.

Compliance e conflito de interesses

Conflito de interesses ocorre quando interesses particulares podem interferir, ou aparentar interferir, na tomada imparcial de uma decisão profissional.

Imagine que um funcionário participe da seleção de uma empresa pertencente a um familiar.

Mesmo que a proposta seja competitiva, existe uma situação que precisa ser comunicada e administrada.

O compliance pode estabelecer procedimentos para declaração e tratamento desses conflitos.

A existência de um conflito não significa automaticamente que ocorreu uma irregularidade. O problema pode surgir quando ele é ocultado ou administrado inadequadamente.

Compliance anticorrupção

O combate à corrupção é uma das áreas mais conhecidas do compliance.

No Brasil, a Lei nº 12.846/2013, conhecida como Lei Anticorrupção, possui grande relevância nesse contexto e trata da responsabilização administrativa e civil de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira.

A regulamentação e outras normas aplicáveis também devem ser consideradas pelas organizações.

Por isso, empresas expostas a riscos de corrupção podem estabelecer controles relacionados a agentes públicos, intermediários, licitações, contratos, presentes, hospitalidades, doações e patrocínios.

O programa precisa ser proporcional às características e aos riscos da organização.

Compliance e LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) também ampliou a atenção das empresas à conformidade relacionada ao tratamento de dados pessoais.

Entretanto, compliance e privacidade não são necessariamente a mesma área.

Dependendo da estrutura da organização, profissionais jurídicos, de segurança da informação, privacidade, tecnologia e compliance podem trabalhar conjuntamente.

O importante é definir claramente responsabilidades.

Uma empresa precisa compreender quais dados trata, por quais motivos, quais requisitos jurídicos são aplicáveis e quais medidas são necessárias para proteger essas informações.

Compliance e controles internos

Compliance e controles internos possuem forte relação, mas também não são sinônimos.

Controles internos abrangem procedimentos utilizados para ajudar uma organização a alcançar objetivos, proteger recursos, melhorar a confiabilidade das informações e administrar diferentes riscos.

Compliance concentra atenção na conformidade e em riscos relacionados às obrigações e padrões de integridade aplicáveis.

Na prática, as duas funções podem trabalhar juntas.

Uma regra que exige aprovação de duas pessoas para determinados pagamentos, por exemplo, pode funcionar como controle interno e também ajudar a reduzir determinados riscos de integridade.

Compliance e auditoria interna: qual a diferença?

Outra confusão frequente ocorre entre compliance e auditoria interna.

O setor de compliance geralmente participa da orientação, prevenção, monitoramento e gestão dos riscos de conformidade.

A auditoria interna, por sua vez, exerce uma função independente de avaliação e pode analisar se processos, controles e estruturas de governança estão funcionando adequadamente.

Portanto, a auditoria pode inclusive avaliar aspectos do próprio programa de compliance.

A separação adequada das funções contribui para uma estrutura de governança mais clara.

Compliance e departamento jurídico

Compliance e jurídico também possuem áreas de atuação que podem se cruzar.

O departamento jurídico interpreta leis, administra questões jurídicas, contratos, processos e outros assuntos legais.

Compliance trabalha com prevenção e gestão dos riscos de conformidade e integridade.

Em determinados casos, as duas áreas precisam atuar conjuntamente. Uma investigação interna, por exemplo, pode envolver simultaneamente questões jurídicas e de compliance.

A estrutura ideal depende do porte e das características da organização.

Quem trabalha no setor de compliance?

O setor de compliance pode reunir profissionais com diferentes formações.

Direito, Administração, Contabilidade, Economia e áreas relacionadas são comuns, mas não existe necessariamente uma única formação para todas as funções.

Conhecimento sobre gestão de riscos, controles internos, legislação, investigação, comunicação e processos empresariais pode ser importante.

Além do conhecimento técnico, profissionais da área precisam lidar com situações sensíveis e diferentes interesses dentro da organização.

Por isso, capacidade analítica, comunicação, discrição e independência de julgamento são competências relevantes.

O que faz um analista de compliance?

O analista de compliance pode executar diferentes atividades conforme a empresa.

Entre suas responsabilidades podem estar análise de terceiros, acompanhamento de políticas, controles, treinamentos, avaliação de conflitos de interesse e apoio no tratamento de relatos recebidos por canais internos.

Também pode produzir indicadores e relatórios para acompanhar o funcionamento do programa.

Em empresas altamente reguladas, as responsabilidades podem incluir controles específicos relacionados ao segmento.

Consequentemente, a descrição do cargo varia bastante entre organizações.

O que faz um compliance officer?

O termo compliance officer é utilizado para profissionais responsáveis por funções de compliance, especialmente em posições de maior responsabilidade.

Dependendo da estrutura, esse profissional pode liderar o programa, supervisionar riscos, apresentar relatórios à alta administração e participar de decisões relacionadas a integridade.

Em organizações maiores, pode existir um Chief Compliance Officer (CCO) responsável por toda a função.

Para que a posição funcione adequadamente, é importante que possua acesso suficiente aos níveis decisórios e condições para comunicar problemas relevantes.

Como montar um setor de compliance?

Criar um setor de compliance começa pela compreensão da organização.

Antes de contratar ferramentas ou produzir dezenas de políticas, a empresa precisa identificar suas obrigações e seus principais riscos.

A partir dessa análise, pode estruturar responsabilidades, políticas, procedimentos, treinamentos e controles.

Também precisa definir canais para comunicação de irregularidades e procedimentos para investigar situações relevantes.

A alta administração possui papel fundamental nesse processo. Se os líderes ignorarem as regras quando elas se tornam inconvenientes, dificilmente os demais funcionários levarão o programa a sério.

Finalmente, a empresa deve acompanhar resultados e atualizar o programa conforme riscos, legislação e atividades se modificam.

Tecnologia no setor de compliance

A tecnologia pode facilitar diversas atividades.

Sistemas podem ajudar no gerenciamento de políticas, treinamentos, declarações de conflitos de interesse, avaliação de terceiros e acompanhamento de casos.

Ferramentas analíticas também podem auxiliar na identificação de padrões incomuns em grandes volumes de dados.

Entretanto, software não substitui um programa de integridade.

Uma organização pode adquirir uma plataforma sofisticada e continuar enfrentando problemas se não possuir responsabilidades claras, processos adequados e apoio da liderança.

A tecnologia deve apoiar a estratégia de compliance, e não funcionar como substituta dela.

Indicadores do setor de compliance

Indicadores ajudam a acompanhar o programa, mas precisam ser interpretados corretamente.

A empresa pode monitorar participação em treinamentos, tempo de tratamento de relatos, avaliações de terceiros e implementação de planos de ação.

Entretanto, números isolados podem produzir interpretações equivocadas.

Um aumento no número de denúncias, por exemplo, não significa necessariamente que a empresa se tornou menos ética. Também pode indicar que as pessoas passaram a confiar mais no canal.

Por isso, indicadores precisam ser analisados dentro do contexto da organização.

Qual a importância do setor de compliance?

A importância do setor de compliance está principalmente em criar mecanismos estruturados para administrar riscos de conformidade e integridade.

Um programa efetivo pode ajudar a identificar problemas antes que eles produzam consequências maiores.

Além disso, regras claras facilitam a tomada de decisão dos trabalhadores. Quando surge uma situação envolvendo presente de fornecedor, conflito de interesses ou informação confidencial, por exemplo, o funcionário precisa saber como agir e onde buscar orientação.

Compliance também pode contribuir para relações comerciais mais transparentes e para uma cultura organizacional na qual irregularidades sejam tratadas de maneira consistente.

Compliance evita todas as irregularidades?

Não.

Nenhum programa consegue garantir que uma empresa jamais enfrentará uma irregularidade.

Pessoas podem desrespeitar controles deliberadamente, riscos podem mudar e situações não previstas podem surgir.

Por isso, a efetividade de um programa não deve ser avaliada pela expectativa irreal de eliminar completamente qualquer problema.

Um bom programa procura reduzir riscos, aumentar a capacidade de detecção e estabelecer mecanismos para responder adequadamente quando uma situação ocorre.

Compliance é obrigatório para todas as empresas?

As obrigações relacionadas a compliance variam conforme legislação, segmento, contratos, relações com o poder público e outras características.

Alguns setores altamente regulados possuem exigências específicas. Determinados contratos e relações comerciais também podem estabelecer requisitos adicionais.

Mesmo quando uma organização não está sujeita a uma obrigação específica de manter um departamento chamado “compliance”, ela continua sujeita às leis e regras aplicáveis às suas atividades.

Portanto, a estrutura deve ser definida considerando porte, riscos e requisitos específicos da empresa.

Setor de compliance em pequenas empresas

Uma pequena empresa não precisa necessariamente reproduzir a estrutura de compliance de uma multinacional.

Isso poderia gerar custos e burocracia desproporcionais.

Entretanto, empresas menores também podem estabelecer medidas de integridade.

Um código de conduta simples, regras para aprovação de pagamentos, análise de conflitos de interesse, procedimentos para contratação de fornecedores e um meio seguro para comunicar problemas podem representar passos importantes.

A lógica deve ser proporcional aos riscos.

Cultura de compliance

Um programa funciona melhor quando compliance faz parte da cultura da organização.

Isso acontece quando as pessoas compreendem que as regras possuem finalidade prática e percebem que são aplicadas de maneira consistente.

A liderança exerce grande influência nesse processo.

Se gestores incentivam funcionários a ignorar procedimentos para alcançar resultados, a mensagem prática será mais forte do que qualquer treinamento.

Por outro lado, quando líderes respeitam controles e demonstram disposição para discutir dilemas de integridade, ajudam a fortalecer o programa.

Principais desafios do setor de compliance

Um dos maiores desafios é evitar que compliance seja visto apenas como burocracia.

Isso pode acontecer quando controles são implementados sem relação clara com os riscos ou quando procedimentos são excessivamente complexos.

Outro desafio está em equilibrar independência e integração.

A área precisa ter autonomia para questionar situações, mas também precisa compreender o negócio e trabalhar com outras equipes.

Além disso, riscos mudam continuamente. Novos mercados, tecnologias, fornecedores, leis e modelos de negócio podem exigir adaptações.

Por isso, o setor de compliance precisa evoluir junto com a organização.

Conclusão

O setor de compliance ajuda empresas a estruturar a prevenção, identificação e tratamento de riscos relacionados ao cumprimento de leis, regulamentos, políticas internas e padrões de integridade. Suas atividades podem envolver avaliação de riscos, código de conduta, treinamentos, canal de denúncias, investigações internas, análise de terceiros e monitoramento de controles.

Entretanto, compliance não deve ser responsabilidade exclusiva de um departamento. A efetividade depende da participação da liderança, dos gestores e dos funcionários de toda a organização.

Um setor de compliance bem estruturado também não se limita a produzir regras. Ele procura compreender os riscos reais do negócio e estabelecer controles proporcionais, capazes de orientar decisões e identificar problemas.

Dessa forma, compliance se torna parte da governança empresarial e contribui para que a organização desenvolva suas atividades com maior integridade, transparência e responsabilidade.