Como fazer nota de devolução: passo a passo para emitir corretamente

Saber como fazer nota de devolução é essencial quando uma mercadoria precisa retornar ao fornecedor ou vendedor e a operação deve ser registrada fiscalmente. A devolução pode ocorrer por produto com defeito, mercadoria diferente da solicitada, desistência da compra, erro na quantidade, desacordo comercial ou outros motivos.

Na prática, a nota fiscal de devolução busca refletir a operação original no sentido inverso. Por isso, simplesmente emitir uma nova NF-e com qualquer CFOP ou valor pode gerar inconsistências fiscais. É necessário observar a nota de origem, a natureza da operação, os produtos devolvidos, os tributos e as regras aplicáveis ao caso.

A seguir, entenda como emitir nota fiscal de devolução, quais informações normalmente precisam ser preenchidas e quais são os principais cuidados para evitar erros.

O que é uma nota fiscal de devolução?

A nota fiscal de devolução é o documento fiscal utilizado para registrar o retorno de uma mercadoria em uma operação de devolução.

Imagine que uma empresa comprou 100 unidades de determinado produto. Após receber a mercadoria, constatou que 20 unidades estavam em desacordo com o pedido e decidiu devolvê-las ao fornecedor.

Essa movimentação precisa ser corretamente documentada. Dependendo da operação e das partes envolvidas, será emitido o documento fiscal correspondente à devolução das 20 unidades.

A nota permite registrar fiscalmente que determinada mercadoria está retornando e relacionar esse movimento à operação original.

Por isso, a NF-e de devolução não deve ser tratada simplesmente como uma nova venda.

Como fazer nota de devolução passo a passo?

Para entender como fazer nota de devolução, o primeiro passo é localizar a nota fiscal da operação original. Grande parte das informações necessárias para a devolução depende justamente desse documento.

Embora o procedimento possa variar conforme o sistema emissor e a situação tributária da empresa, a lógica geralmente segue algumas etapas importantes.

1. Localize a nota fiscal de origem

Comece identificando a NF-e correspondente à compra ou venda que será devolvida.

Confira dados como:

• emitente e destinatário;
• número e série da nota;
• chave de acesso;
• produtos;
• quantidades;
• valores;
• CFOP;
• CST ou CSOSN;
• ICMS;
• IPI;
• demais informações tributárias relevantes.

A nota de origem funciona como uma referência fundamental para a operação de devolução.

Não é recomendável preencher a nova NF-e apenas com base no valor pago ou nas informações do pedido comercial.

2. Verifique se a devolução será total ou parcial

A nota de devolução pode envolver todos os produtos da operação original ou somente parte deles.

Em uma devolução total, todas as mercadorias abrangidas pela operação retornam.

Já na devolução parcial, apenas determinados produtos ou quantidades são devolvidos.

Por exemplo, uma empresa comprou:

Produto A: 10 unidades
Produto B: 20 unidades
Produto C: 5 unidades

Caso devolva somente três unidades do Produto A, a nota fiscal de devolução deve representar essa quantidade efetivamente devolvida, e não necessariamente reproduzir integralmente todos os itens da NF-e original.

Essa conferência evita diferenças entre o estoque físico e os documentos fiscais.

3. Escolha a natureza da operação

No sistema emissor, será necessário identificar a natureza da operação.

Uma descrição como “Devolução de compra” ou “Devolução de venda” pode ser utilizada conforme o tipo de movimentação realizada.

No entanto, a descrição não substitui o enquadramento fiscal correto.

O CFOP, os tributos e demais códigos precisam corresponder à operação efetivamente realizada.

4. Informe o CFOP da nota de devolução

Uma das maiores dúvidas sobre como emitir nota de devolução está na escolha do CFOP.

Não existe um único CFOP válido para todas as devoluções.

O código depende de fatores como a operação original, origem e destino da mercadoria, finalidade da compra, existência de industrialização ou comercialização e outras características fiscais.

Por exemplo, operações dentro do mesmo estado normalmente utilizam CFOP iniciado por 5, enquanto determinadas operações interestaduais utilizam códigos iniciados por 6.

Entre os códigos encontrados em operações de devolução estão CFOPs dos grupos 5.2xx e 6.2xx. Contudo, o código correto deve ser determinado conforme a natureza específica da operação.

Por isso, não escolha o CFOP apenas porque outro documento da empresa utilizou determinado código.

[Consulte a tabela oficial de CFOP aplicável à operação e a legislação tributária correspondente.]

Qual CFOP usar para nota de devolução?

A escolha do CFOP para nota de devolução depende principalmente da operação que está sendo desfeita.

Esse ponto merece atenção porque uma compra destinada à comercialização pode exigir tratamento diferente de uma compra de matéria-prima, ativo imobilizado ou outro tipo de aquisição.

Alguns exemplos de descrições existentes na tabela de CFOP envolvem devoluções de compras destinadas à industrialização ou comercialização.

Além disso, deve-se observar se a operação ocorre dentro do estado ou entre estados.

Portanto, para descobrir o CFOP correto, identifique primeiro:

a operação original, a finalidade da mercadoria, o estado do remetente e do destinatário e a situação tributária envolvida.

Somente depois escolha o código.

Esse procedimento é mais seguro do que partir de um CFOP encontrado em um exemplo genérico na internet.

Como fazer nota de devolução de compra?

A nota de devolução de compra aparece quando o comprador precisa devolver ao fornecedor uma mercadoria anteriormente adquirida.

Suponha que uma empresa compre 50 cadeiras para comercialização. Após o recebimento, percebe que cinco chegaram com características diferentes das solicitadas.

Caso a operação exija que a própria empresa compradora emita a NF-e de devolução, o documento deverá representar o retorno dessas cinco cadeiras ao fornecedor.

Nesse caso, é necessário consultar a NF-e original e preencher corretamente os dados da devolução.

Dados do fornecedor na devolução

Na devolução realizada pelo comprador, o fornecedor que participou da operação original será identificado no documento conforme a posição que passa a ocupar na nova movimentação.

Os dados cadastrais devem ser conferidos cuidadosamente.

Erros em CNPJ, inscrição estadual ou endereço podem impedir a autorização do documento ou criar divergências fiscais.

Produtos devolvidos

Informe somente os produtos e quantidades efetivamente devolvidos.

A descrição e os códigos devem manter coerência com a operação original. Além disso, os valores precisam refletir corretamente a parcela devolvida.

Se somente metade da quantidade de determinado item retornar, não reproduza automaticamente o valor total daquele item da nota original.

Valores

Os valores da nota precisam guardar relação com a operação original e com a quantidade efetivamente devolvida.

Imagine uma NF-e contendo dez unidades de determinado produto por R$ 100 cada, totalizando R$ 1.000.

Se duas unidades forem devolvidas, o valor correspondente aos produtos seria, em um exemplo simplificado, R$ 200.

Entretanto, frete, descontos, despesas acessórias e tributos podem influenciar os valores fiscais. Portanto, a proporcionalização deve seguir as regras aplicáveis ao caso.

Como fazer nota de devolução de venda?

Também pode ocorrer uma devolução de venda, quando uma mercadoria anteriormente vendida retorna ao estabelecimento.

Nesse caso, é importante identificar quem está devolvendo.

Se o comprador for uma empresa habilitada a emitir o documento fiscal adequado, a dinâmica pode ser diferente daquela aplicável a uma devolução realizada por consumidor ou pessoa não obrigada à emissão.

Por isso, não existe um procedimento universal que possa ser aplicado indistintamente a qualquer cliente.

A empresa precisa analisar quem realizou a compra, quem está promovendo o retorno da mercadoria e qual documento deve acobertar essa movimentação.

Como emitir nota fiscal de devolução referenciando a nota original?

Ao fazer uma NF-e de devolução, uma etapa importante é estabelecer a relação com o documento fiscal de origem.

Os sistemas emissores normalmente possuem uma área destinada à referência da NF-e original.

Nesse campo, utiliza-se a chave de acesso da nota correspondente à operação que está sendo devolvida.

A chave da NF-e possui 44 dígitos e pode ser encontrada no DANFE e no XML do documento.

Essa referência ajuda a estabelecer a ligação entre a devolução e a operação anterior.

Portanto, antes de iniciar a emissão, tenha o XML ou DANFE da nota original disponível.

Como preencher os produtos na nota de devolução?

O cadastro dos produtos merece atenção especial.

O documento deve representar aquilo que efetivamente está retornando. Consequentemente, descrição, unidade, quantidade, valor e demais informações precisam manter coerência com a operação original.

Suponha que a nota original tenha:

Produto: Peça ABC
Quantidade: 20 unidades
Valor unitário: R$ 50
Valor dos produtos: R$ 1.000

Se forem devolvidas cinco unidades, a devolução deverá considerar essas cinco unidades e os valores correspondentes, observadas as regras fiscais aplicáveis.

Além disso, confira códigos como NCM e demais classificações utilizadas na operação.

Copiar os dados manualmente sem consultar o XML aumenta o risco de erro.

Como ficam os impostos na nota fiscal de devolução?

Esse é um dos pontos mais delicados ao aprender como fazer nota de devolução.

A devolução busca produzir os efeitos fiscais correspondentes ao retorno da mercadoria. Dessa forma, pode ser necessário informar adequadamente os tributos relacionados à operação original.

O tratamento pode envolver ICMS, IPI e outros tributos, dependendo da operação e do regime tributário das empresas.

Entretanto, não existe uma fórmula única aplicável a todas as empresas.

Uma empresa do Simples Nacional pode ter procedimentos e códigos diferentes daqueles utilizados por uma empresa enquadrada no regime normal. Além disso, características específicas da mercadoria e da operação influenciam o preenchimento.

Por isso, copiar CST, CSOSN ou valores tributários de outra devolução sem analisar a operação original pode causar problemas.

Nota de devolução no Simples Nacional

Empresas optantes pelo Simples Nacional também podem realizar operações de devolução.

Nesse caso, o preenchimento deve considerar as regras específicas do regime, inclusive quanto à utilização do CSOSN e ao tratamento das informações tributárias relacionadas à operação original.

Um erro comum é acreditar que, por estar no Simples Nacional, a empresa pode ignorar completamente as informações fiscais da devolução.

Não é assim.

A empresa precisa avaliar o tipo de operação, a situação do fornecedor ou cliente e as regras específicas aplicáveis aos tributos envolvidos.

Quando houver dúvidas sobre o preenchimento, consulte o responsável contábil ou fiscal antes de transmitir a NF-e.

Como fazer nota de devolução parcial?

A nota fiscal de devolução parcial ocorre quando somente uma parte da operação original é desfeita.

Imagine uma compra contendo 100 unidades por R$ 20 cada.

Valor original dos produtos:

100 × R$ 20 = R$ 2.000

Se dez unidades forem devolvidas, o valor correspondente aos produtos devolvidos será:

10 × R$ 20 = R$ 200

Esse é um exemplo simplificado. Na prática, outros componentes da nota podem precisar ser considerados proporcionalmente.

O ponto principal é que a NF-e de devolução parcial não deve simplesmente copiar todos os valores da nota original.

Ela precisa representar a parcela efetivamente devolvida.

Como fazer nota de devolução total?

Na devolução total, toda a mercadoria abrangida pela operação retorna.

Nesse cenário, o preenchimento tende a acompanhar integralmente os itens que estão sendo devolvidos.

Ainda assim, isso não significa que basta duplicar a NF-e original e alterar a natureza da operação.

O sentido da movimentação mudou. Portanto, é necessário verificar CFOP, emitente, destinatário, finalidade da NF-e, documento referenciado e tratamento tributário.

Além disso, confira cuidadosamente os totais antes da transmissão.

Qual finalidade da NF-e usar na devolução?

A NF-e possui uma finalidade específica para operações de devolução.

No leiaute da Nota Fiscal Eletrônica, existe a finalidade relacionada à devolução de mercadoria.

O sistema emissor normalmente apresenta essa opção durante o preenchimento.

Selecionar corretamente a finalidade ajuda a identificar que aquele documento não representa uma venda comum, mas uma operação destinada a registrar uma devolução.

Dependendo do sistema utilizado, os nomes e a disposição dos campos podem variar. Entretanto, as informações transmitidas precisam obedecer ao leiaute vigente da NF-e.

Precisa informar a chave da nota original?

Em operações de devolução vinculadas a uma NF-e anterior, a referência ao documento fiscal original é uma informação particularmente importante.

Por isso, tenha a chave de acesso em mãos.

Um erro de digitação pode fazer com que a devolução fique associada ao documento incorreto ou gerar rejeição, conforme as validações aplicáveis.

Sempre que possível, importe os dados diretamente do XML da NF-e original em vez de digitar a chave manualmente.

Muitos sistemas de gestão e emissores oferecem recursos para gerar uma devolução a partir da própria nota de entrada ou saída, diminuindo o trabalho manual.

Exemplo de nota fiscal de devolução

Considere o seguinte exemplo hipotético.

Uma loja de autopeças comprou dez unidades de um produto por R$ 150 cada.

A operação original totalizou:

10 × R$ 150 = R$ 1.500

Depois do recebimento, a empresa identificou defeito em duas unidades e decidiu devolvê-las ao fornecedor.

A devolução abrangeria:

Quantidade devolvida: 2 unidades
Valor unitário: R$ 150
Valor dos produtos devolvidos: R$ 300

A empresa precisaria ainda verificar o CFOP apropriado, a tributação, a finalidade da NF-e, a referência ao documento original e os demais campos exigidos.

Perceba que saber o valor não é suficiente para emitir corretamente a nota. O enquadramento fiscal continua sendo indispensável.

O que colocar nas informações complementares da nota de devolução?

O campo de informações complementares pode ser utilizado para registrar informações relevantes sobre a operação, conforme o caso.

Uma descrição poderia indicar, por exemplo, que o documento corresponde à devolução de mercadorias referente a determinada NF-e.

Entretanto, o texto inserido nesse campo não corrige erros nos campos estruturados da nota.

Se o CFOP estiver incorreto, escrever o CFOP correto nas observações não resolve o problema. Da mesma maneira, mencionar a chave da nota original apenas em texto pode não substituir o preenchimento do campo específico exigido pelo leiaute.

Use as informações complementares como complemento, e não como substituto dos demais campos fiscais.

Consumidor pessoa física precisa emitir nota de devolução?

Essa situação merece atenção porque consumidores pessoas físicas geralmente não possuem um sistema de emissão de NF-e como uma empresa contribuinte.

Quando um consumidor devolve uma mercadoria a um estabelecimento, a documentação fiscal da entrada pode ficar sob responsabilidade da própria empresa, conforme as regras aplicáveis.

Portanto, não se deve orientar automaticamente o consumidor a “emitir uma nota de devolução”.

A empresa que recebe o produto precisa verificar qual documento fiscal deve emitir para registrar o retorno daquela mercadoria.

Nota fiscal de devolução cancela a nota original?

Não. Emitir uma nota de devolução não significa cancelar automaticamente a NF-e original.

Cancelamento e devolução são procedimentos diferentes.

O cancelamento ocorre dentro das condições e prazos previstos na legislação e busca desfazer o documento fiscal autorizado quando os requisitos para cancelamento estão presentes.

A devolução, por outro lado, normalmente representa uma nova movimentação relacionada a uma operação anterior que efetivamente ocorreu ou produziu efeitos.

Por isso, não escolha entre cancelar ou devolver apenas pela conveniência do sistema. É necessário analisar o que realmente aconteceu na operação.

Posso emitir nota de devolução depois de muito tempo?

Os procedimentos e eventuais prazos relacionados à devolução podem depender da legislação aplicável, do estado, da natureza da operação e dos efeitos tributários envolvidos.

Além disso, aspectos comerciais e fiscais não são necessariamente iguais.

Uma empresa aceitar comercialmente a devolução de um produto depois de determinado período não significa que todos os efeitos fiscais possam ser tratados da mesma maneira sem análise.

Em situações antigas, consulte o departamento fiscal ou contador antes da emissão.

Erros comuns ao fazer uma nota de devolução

Um dos erros mais frequentes é escolher o CFOP apenas pesquisando “CFOP devolução” e utilizar o primeiro código encontrado. Como existem diferentes tipos de devolução, esse procedimento pode levar ao enquadramento errado.

Outro problema é copiar integralmente os valores da nota original quando apenas parte dos produtos está sendo devolvida.

Também ocorrem erros ao esquecer a referência à NF-e de origem, informar quantidades diferentes das mercadorias efetivamente retornadas ou utilizar tributação incompatível com a operação.

Há ainda empresas que confundem devolução com cancelamento.

Cada procedimento possui finalidade própria. Portanto, primeiro identifique o que ocorreu comercialmente e, depois, determine o tratamento fiscal adequado.

Checklist antes de emitir uma nota fiscal de devolução

Antes de transmitir a NF-e, faça uma conferência final.

Verifique se o destinatário está correto, se a nota original foi identificada, se os produtos correspondem aos itens devolvidos e se as quantidades estão certas.

Depois, confira valores, CFOP, NCM, CST ou CSOSN, tributos, finalidade da NF-e e informações adicionais necessárias.

Também confirme se a devolução é total ou parcial.

Por fim, revise os totais da nota. Pequenas divergências de cálculo podem provocar rejeições ou gerar diferenças na escrituração.

É melhor gerar a devolução pelo XML da nota original?

Quando o sistema oferece essa possibilidade, utilizar os dados estruturados da operação original pode reduzir bastante o risco de erros de digitação.

Diversos sistemas ERP permitem selecionar uma nota de entrada ou saída e iniciar a operação de devolução com base nela.

Isso pode recuperar automaticamente produtos, quantidades, valores e outras informações.

Ainda assim, automação não elimina a necessidade de conferência.

O usuário precisa informar quais produtos serão devolvidos, ajustar as quantidades quando a devolução for parcial e verificar se a configuração fiscal do sistema está adequada.

Quem pode ajudar a definir a tributação da nota de devolução?

Quando houver dúvida sobre CFOP, ICMS, IPI, CST, CSOSN, benefícios fiscais ou outras informações tributárias, o ideal é consultar o contador ou profissional responsável pela área fiscal da empresa.

Isso é especialmente importante em operações interestaduais, mercadorias sujeitas a tratamentos específicos, empresas de regimes tributários diferentes ou situações envolvendo valores elevados.

Além disso, as empresas podem consultar a documentação oficial da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a legislação da Secretaria da Fazenda correspondente à sua unidade federativa.

Essas fontes são mais apropriadas para confirmar regras técnicas do que exemplos genéricos encontrados na internet.

Como fazer nota de devolução corretamente?

Para fazer uma nota de devolução corretamente, comece sempre pela operação original. Localize o XML ou DANFE, identifique exatamente quais produtos retornarão e determine se a devolução será total ou parcial.

Depois, configure a natureza da operação, escolha o CFOP adequado, informe os produtos e valores correspondentes e confira o tratamento tributário. Também é importante referenciar corretamente a NF-e de origem e utilizar a finalidade apropriada do documento.

A principal regra prática é evitar preencher a nota por suposição. Uma devolução aparentemente simples pode mudar conforme o tipo de mercadoria, regime tributário, localização das empresas e características da operação.

Por isso, usar os dados da nota original, revisar todas as informações antes da transmissão e confirmar questões tributárias com o responsável fiscal são medidas que reduzem erros e tornam a emissão da nota fiscal de devolução muito mais segura.

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