Um exemplo de nota fiscal ajuda a entender quais informações devem aparecer nesse documento, como identificar os dados do vendedor e do comprador e de que maneira os impostos e os valores são apresentados. Para empresas, microempreendedores individuais (MEIs) e profissionais autônomos, conhecer a estrutura de uma nota fiscal é fundamental para registrar operações comerciais e cumprir as obrigações tributárias.
Existem diferentes modelos de notas fiscais no Brasil, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) e a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e). Cada documento atende a uma finalidade e apresenta campos específicos.
Neste artigo, você encontrará exemplos práticos de nota fiscal de produto e de serviço, entenderá quais dados são obrigatórios e aprenderá como funciona a emissão desses documentos.
Exemplo de nota fiscal preenchida
Para entender como funciona uma nota fiscal, considere uma empresa fictícia que vende materiais de escritório para outra empresa.
A operação envolve a comercialização de produtos no valor total de R$ 850,00. Nesse caso, a empresa vendedora emite uma NF-e para registrar a venda.
Veja um exemplo de nota fiscal preenchida com informações ilustrativas:
DANFE — Exemplo ilustrativoDocumento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica
NF-e Nº
000.001.245Série 001
Emitente
Comercial Exemplo Ltda.
CNPJ: 00.000.000/0000-00
São Paulo — SP
Destinatário
Empresa Cliente Ltda.
CNPJ: 11.111.111/1111-11
Campinas — SP
Data de emissão
10/10/2026
Natureza da operação
Venda de mercadorias
Produtos comercializados
| Descrição | Qtd. | Valor unit. | Total |
|---|---|---|---|
| Papel A4 | 10 | R$ 35,00 | R$ 350,00 |
| Cartucho de tinta | 5 | R$ 100,00 | R$ 500,00 |
Valor total da nota
R$ 850,00
Modelo didático simplificado, com CNPJs fictícios. Não é um documento fiscal válido, não contém todos os campos fiscais exigidos e não substitui o XML autorizado nem o DANFE oficial.
Nesse exemplo, a nota fiscal apresenta informações essenciais para identificar a operação: quem vendeu, quem comprou, quais mercadorias foram comercializadas, suas quantidades e o valor total.
Uma NF-e verdadeira também contém informações tributárias, códigos fiscais, identificação dos produtos e uma chave de acesso de 44 dígitos, entre outros dados.
Além disso, o documento precisa passar pelo processo de autorização da administração tributária competente para produzir os efeitos fiscais previstos na legislação.
O que é uma nota fiscal e para que serve?
A nota fiscal é um documento fiscal utilizado para registrar operações como vendas de mercadorias e prestações de serviços. Ela permite identificar os participantes da transação, os valores envolvidos e os tributos relacionados, conforme o tipo de operação.
Sua função vai além de comprovar uma venda. O documento também contribui para o controle contábil, a fiscalização tributária, a organização financeira e o acompanhamento das atividades empresariais.
Por exemplo, quando uma loja vende um computador, a nota fiscal registra informações sobre a mercadoria e a operação. Já quando uma empresa presta serviços de consultoria, a nota fiscal de serviço documenta a atividade realizada.
Embora ambos os documentos tenham finalidades fiscais, suas regras e estruturas não são necessariamente iguais.
Qual é a diferença entre nota fiscal e recibo?
A nota fiscal e o recibo podem servir como evidências de uma transação, mas não são documentos equivalentes.
O recibo geralmente comprova que determinado pagamento foi realizado. Ele pode apresentar o nome de quem recebeu, o valor, a data e a descrição do pagamento.
A nota fiscal, por outro lado, registra uma operação para fins fiscais, de acordo com a legislação aplicável.
Uma empresa pode emitir uma nota fiscal antes de receber o pagamento, dependendo da operação. Portanto, a existência da nota não significa necessariamente que o comprador já pagou.
Da mesma forma, um recibo não substitui uma nota fiscal quando a legislação exige sua emissão.
Quais são os principais tipos de nota fiscal?
Antes de procurar um modelo de nota fiscal para preencher, é importante identificar qual documento corresponde à atividade exercida.
No Brasil, existem diferentes tipos de documentos fiscais eletrônicos.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A NF-e, modelo 55, é utilizada principalmente para documentar operações com mercadorias, incluindo vendas realizadas entre empresas.
Ela possui existência digital e normalmente é representada por um arquivo XML, que contém as informações fiscais estruturadas.
Para acompanhar o transporte ou facilitar a consulta, utiliza-se o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).
O DANFE apresenta informações resumidas da operação, mas não substitui o arquivo eletrônico da NF-e.
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)
A NFS-e documenta prestações de serviços sujeitas às regras fiscais aplicáveis.
Esse documento é comum em atividades como consultoria, desenvolvimento de software, manutenção, publicidade e serviços administrativos.
O processo de emissão depende das regras do município competente e da utilização do padrão nacional, quando aplicável.
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A NFC-e, modelo 65, é utilizada principalmente para documentar vendas presenciais ou entregas a consumidores finais, nas situações previstas pela legislação estadual.
É comum encontrá-la em supermercados, farmácias, lojas e outros estabelecimentos comerciais.
Em muitas operações, o consumidor recebe um documento auxiliar com QR Code para consultar a nota fiscal.
Nota Fiscal Avulsa
A nota fiscal avulsa pode ser disponibilizada pelas administrações tributárias em situações específicas, conforme as regras de cada estado ou município.
Sua utilização depende da legislação local e do perfil do contribuinte.
Por isso, não se deve presumir que qualquer pessoa possa emitir uma nota avulsa para qualquer operação.
Exemplo de nota fiscal de serviço preenchida
Para visualizar como funciona uma NFS-e, considere um profissional que presta serviços de criação de sites para uma empresa.
O serviço foi contratado por R$ 2.500,00 e concluído conforme as condições estabelecidas entre as partes.
Um exemplo simplificado de nota fiscal de serviço seria:
| Campo | Exemplo de preenchimento |
|---|---|
| Prestador | Soluções Digitais Exemplo Ltda. |
| CNPJ do prestador | 00.000.000/0000-00 |
| Tomador | Empresa Contratante Ltda. |
| CNPJ do tomador | 11.111.111/1111-11 |
| Serviço | Desenvolvimento de site institucional |
| Data de emissão | 10/10/2026 |
| Valor do serviço | R$ 2.500,00 |
| Município da prestação | São Paulo — SP |
| ISS | Conforme enquadramento e legislação aplicável |
Esse modelo permite compreender os principais dados utilizados no registro da prestação de serviços.
Entretanto, uma NFS-e oficial pode exigir informações adicionais, como código de serviço, município de incidência do ISS, regime tributário e retenções.
O preenchimento depende da natureza da atividade e das regras aplicáveis ao prestador.
Como descrever um serviço na nota fiscal?
A descrição deve identificar claramente a atividade realizada.
Em vez de preencher apenas “serviços prestados”, é preferível utilizar uma descrição objetiva e específica.
Por exemplo:
“Desenvolvimento de site institucional com cinco páginas, configuração de formulário de contato e adaptação para dispositivos móveis, conforme contrato de prestação de serviços.”
Essa descrição facilita a identificação do trabalho realizado e pode ajudar na organização contábil e na conferência do documento pelo cliente.
No entanto, a descrição não substitui o correto enquadramento tributário do serviço.
Quais informações devem constar em uma nota fiscal?
Os campos obrigatórios variam conforme o modelo do documento, o tipo de operação e a legislação aplicável.
Ainda assim, algumas informações aparecem com frequência nos documentos fiscais eletrônicos.
Dados do emitente
O emitente é a pessoa física ou jurídica responsável pela emissão do documento fiscal, conforme as regras aplicáveis.
Em uma nota fiscal empresarial, os dados normalmente incluem razão social, CNPJ, endereço e informações de inscrição fiscal, quando exigidas.
Esses elementos permitem identificar quem realizou a operação.
Dados do destinatário ou tomador
O destinatário é quem recebe a mercadoria. No caso de serviços, utiliza-se frequentemente o termo tomador.
Dependendo da operação, a nota pode exigir nome ou razão social, CPF ou CNPJ, endereço e outras informações.
Em determinadas vendas ao consumidor final, as regras de identificação podem ser diferentes.
Descrição dos produtos ou serviços
A descrição deve permitir identificar aquilo que foi comercializado ou prestado.
Nas operações com mercadorias, também podem ser necessários códigos como NCM, CFOP, unidade comercial, quantidade e valor unitário.
Já nas prestações de serviços, podem ser exigidos códigos específicos da atividade e informações sobre o município competente para tributação.
Valores e informações tributárias
A nota fiscal pode apresentar valores de produtos ou serviços, descontos, frete, seguro, outras despesas e tributos, conforme o documento e a operação.
Entre os tributos que podem estar relacionados às operações estão ICMS, ISS, IPI e contribuições federais, observadas as regras aplicáveis.
A tributação depende de fatores como atividade, localização, natureza da operação, regime tributário e legislação vigente.
Portanto, não existe uma única configuração tributária que possa ser utilizada em todos os exemplos de notas fiscais.
Como preencher uma nota fiscal corretamente?
O preenchimento exige atenção aos dados cadastrais, à natureza da operação e às informações tributárias.
Embora os sistemas de emissão apresentem interfaces diferentes, o procedimento costuma seguir uma sequência semelhante.
1. Identifique o tipo de operação
Primeiro, determine se o documento será emitido para uma venda de mercadoria, prestação de serviço, devolução, remessa ou outra operação.
Essa definição influencia o modelo de nota fiscal e os códigos utilizados.
Uma venda comum e uma devolução, por exemplo, não devem receber automaticamente o mesmo tratamento fiscal.
2. Informe os dados do cliente
Em seguida, preencha as informações do destinatário ou tomador.
Confira especialmente CPF ou CNPJ, razão social e endereço, quando exigidos.
Dados incorretos podem provocar rejeição do documento ou exigir procedimentos posteriores de correção.
3. Cadastre os produtos ou serviços
Informe a descrição, os valores e os demais campos necessários.
No caso de mercadorias, verifique a classificação fiscal e a natureza da operação.
Para serviços, confira o código correspondente à atividade e as regras de tributação.
4. Confira os impostos
A configuração tributária deve refletir o enquadramento do contribuinte e a legislação aplicável à operação.
Empresas do Simples Nacional, por exemplo, podem utilizar códigos e procedimentos diferentes daqueles adotados por empresas de outros regimes tributários.
O ideal é que os parâmetros fiscais sejam definidos com orientação contábil, especialmente quando a operação envolve situações específicas.
5. Revise e emita o documento
Antes de concluir, confira os dados do cliente, a descrição da operação e os valores.
Depois, transmita o documento pelo sistema de emissão correspondente.
Nas operações com NF-e, é necessário verificar o retorno da autorização de uso.
A simples criação de um arquivo ou impressão de um modelo não significa que uma nota fiscal válida foi emitida.
Exemplo de nota fiscal para MEI
O Microempreendedor Individual também pode precisar emitir nota fiscal, dependendo da operação e de quem contrata seus produtos ou serviços.
Um exemplo comum envolve um MEI que presta serviços de manutenção de computadores para uma empresa.
Nesse caso, a nota poderia conter:
| Informação | Exemplo |
|---|---|
| Prestador | João Silva — MEI |
| Tomador | Empresa Tecnologia Ltda. |
| Serviço | Manutenção preventiva de computadores |
| Quantidade | 1 serviço |
| Valor | R$ 300,00 |
| Descrição | Limpeza interna, diagnóstico e revisão de equipamentos |
Os dados são fictícios e servem apenas para demonstrar o preenchimento.
MEI é obrigado a emitir nota fiscal?
De modo geral, o MEI deve emitir nota fiscal quando vende produtos ou presta serviços para outra pessoa jurídica, observadas as regras e exceções aplicáveis.
Nas operações com consumidor pessoa física, a emissão pode ser dispensada em determinadas situações, salvo quando solicitada pelo consumidor ou exigida pela legislação específica.
Para os MEIs prestadores de serviços, a NFS-e de padrão nacional tornou-se obrigatória nas situações em que há necessidade de emissão desde setembro de 2023.
O sistema nacional de emissão pode ser acessado pelo portal oficial da NFS-e.
Já o MEI que comercializa mercadorias precisa observar as regras estaduais aplicáveis à emissão de documentos fiscais.
Exemplo de nota fiscal de venda de produto
Uma nota fiscal de venda registra a saída de mercadorias de um estabelecimento.
Imagine uma loja de informática que vende três monitores para uma empresa.
A operação apresenta as seguintes informações:
| Campo | Exemplo |
|---|---|
| Produto | Monitor LED 24 polegadas |
| Quantidade | 3 unidades |
| Valor unitário | R$ 750,00 |
| Valor dos produtos | R$ 2.250,00 |
| Desconto | R$ 150,00 |
| Frete | R$ 50,00 |
| Valor total | R$ 2.150,00 |
Nesse exemplo, o valor final considera o desconto e o frete, sem outros acréscimos. Em uma operação real, o total da NF-e deve seguir as regras fiscais de composição do valor do documento.
Além da descrição e dos valores, a nota deve apresentar os códigos fiscais e as informações tributárias pertinentes.
O que é CFOP na nota fiscal?
CFOP significa Código Fiscal de Operações e de Prestações.
Ele identifica a natureza fiscal de determinadas operações, como compras, vendas, devoluções e transferências.
A escolha do código depende de fatores como a finalidade da operação, a origem ou o destino da mercadoria e o tratamento tributário aplicável.
Por exemplo, uma venda realizada dentro do mesmo estado pode utilizar um CFOP diferente daquele empregado em uma operação interestadual.
Por isso, não é recomendável copiar um CFOP de um exemplo de nota fiscal sem verificar se ele corresponde à transação realizada.
O que é NCM?
NCM é a Nomenclatura Comum do Mercosul, utilizada para classificar mercadorias.
O código ajuda a identificar produtos para fins fiscais e aduaneiros.
Uma classificação incorreta pode provocar problemas tributários, especialmente em operações que envolvem alíquotas ou tratamentos fiscais específicos.
A consulta à classificação deve considerar as características efetivas do produto e as regras oficiais.
Como emitir uma nota fiscal eletrônica?
A emissão depende do tipo de documento e das regras aplicáveis ao contribuinte.
Para emitir uma NF-e de mercadorias, a empresa normalmente precisa possuir cadastro fiscal regular, estar habilitada perante a administração tributária competente e utilizar um sistema emissor adequado.
Também pode ser necessário certificado digital, conforme o modelo de emissão e as exigências aplicáveis.
O procedimento geralmente envolve o cadastro da empresa, a configuração tributária, o preenchimento da operação e a transmissão do arquivo eletrônico.
Depois da autorização, o emissor pode disponibilizar o XML e o DANFE ao destinatário.
Para obter informações técnicas e consultar documentos, o contribuinte pode acessar o Portal Nacional da NF-e.
É possível emitir nota fiscal gratuitamente?
Sim. Existem alternativas gratuitas para determinadas situações.
Os MEIs prestadores de serviços podem utilizar o emissor nacional de NFS-e, conforme as regras do sistema.
Além disso, algumas administrações tributárias oferecem soluções próprias ou indicam sistemas de emissão disponíveis aos contribuintes.
Entretanto, nem todo sistema gratuito atende a todos os tipos de empresa ou documento fiscal.
Antes de escolher uma ferramenta, verifique se ela permite emitir o modelo necessário e se atende às exigências do seu estado ou município.
Como consultar uma nota fiscal pela chave de acesso?
A chave de acesso é um código numérico utilizado para identificar uma NF-e.
No caso da NF-e, ela possui 44 dígitos e aparece no DANFE.
Para consultar o documento, acesse o Portal Nacional da NF-e e procure a opção de consulta.
Depois, informe a chave de acesso e siga as instruções apresentadas pelo sistema.
A consulta permite verificar informações do documento e sua situação fiscal, respeitadas as limitações de acesso aos dados.
É importante conferir se a nota está autorizada, cancelada ou apresenta outra situação relevante.
Como saber se uma nota fiscal é verdadeira?
Uma das principais formas de verificar a autenticidade de uma NF-e é consultar sua chave de acesso no ambiente oficial da administração tributária.
A consulta ajuda a confirmar se o documento existe na base fiscal e qual é sua situação.
Também é importante conferir se as informações apresentadas correspondem à operação realizada.
Uma nota com dados divergentes, chave inexistente ou situação incompatível merece atenção.
O mesmo cuidado vale para arquivos recebidos por e-mail ou aplicativos de mensagens. Prefira consultar diretamente os portais oficiais, evitando links suspeitos.
Qual é a diferença entre NF-e, DANFE e XML?
Esses três termos aparecem frequentemente quando alguém procura um exemplo de nota fiscal eletrônica.
Embora estejam relacionados, eles representam elementos diferentes.
A NF-e é o documento fiscal eletrônico propriamente dito. Ela registra a operação em formato digital, seguindo padrões técnicos definidos pela administração tributária.
O XML é o formato estruturado utilizado para armazenar e transmitir os dados da NF-e. O arquivo autorizado, com as informações e o protocolo correspondente, possui relevância para a documentação fiscal da operação.
O DANFE é a representação auxiliar da NF-e. Ele facilita a visualização das informações e acompanha o trânsito das mercadorias nas situações previstas.
Portanto, uma imagem ou PDF do DANFE não substitui automaticamente o arquivo XML da nota fiscal.
Nota fiscal em PDF tem validade?
É necessário distinguir o documento fiscal eletrônico de sua representação em PDF.
Uma NF-e autorizada pode ter seu DANFE disponibilizado em PDF para facilitar a leitura e o compartilhamento.
Entretanto, o PDF não substitui o XML para fins de guarda e escrituração quando esse arquivo é exigido.
No caso de uma NFS-e, o documento disponibilizado pelo sistema pode apresentar uma representação em PDF, conforme o padrão adotado.
O mais importante é verificar a autenticidade do documento e observar os requisitos fiscais aplicáveis.
Quais são os erros mais comuns ao preencher uma nota fiscal?
Mesmo utilizando sistemas automatizados, empresas podem cometer erros durante a emissão.
Um dos problemas mais frequentes envolve informações incorretas do destinatário, especialmente CNPJ, inscrição estadual ou endereço.
Também são comuns divergências na descrição dos produtos, classificação fiscal inadequada e utilização de códigos incompatíveis com a operação.
Outro erro envolve a configuração dos impostos. Quando o sistema utiliza parâmetros desatualizados ou inadequados, a nota pode apresentar informações tributárias incorretas.
Além disso, algumas empresas confundem o envio da nota com a autorização de uso.
Uma NF-e rejeitada pela administração tributária não deve ser tratada como uma nota autorizada.
É possível corrigir uma nota fiscal depois de emitida?
Sim, mas as possibilidades de correção dependem do tipo de erro, do documento fiscal e das regras aplicáveis.
Em determinadas situações, a NF-e admite a utilização de Carta de Correção Eletrônica (CC-e).
Entretanto, esse procedimento possui limitações e não pode ser utilizado para alterar livremente informações como valores que determinem o imposto, dados cadastrais que impliquem mudança de remetente ou destinatário e datas de emissão ou saída.
Dependendo do caso, pode ser necessário cancelar o documento e emitir outro, respeitando os prazos e as condições legais.
Quando a correção envolve uma NFS-e, o procedimento pode variar conforme o sistema e a legislação competente.
Por isso, o ideal é conferir todos os dados antes da emissão.
É obrigatório guardar as notas fiscais?
A conservação de documentos fiscais é uma obrigação importante para empresas e contribuintes sujeitos às regras de escrituração e fiscalização.
O prazo de guarda depende da legislação aplicável e da natureza do documento. Em muitos casos, utiliza-se o período mínimo de cinco anos como referência, mas situações específicas podem exigir conservação por mais tempo.
Além de cumprir as obrigações fiscais, manter os documentos organizados facilita auditorias, conferências contábeis, controle de despesas e comprovação de operações.
Empresas que emitem NF-e devem ter atenção especial ao armazenamento dos arquivos XML.
Uma prática recomendável é manter cópias de segurança e organizar os documentos por período, cliente e tipo de operação.
Onde encontrar um modelo de nota fiscal oficial?
Quem deseja visualizar um modelo verdadeiro de nota fiscal pode consultar os ambientes oficiais disponibilizados pelas administrações tributárias.
O Portal Nacional da NF-e oferece informações sobre documentos eletrônicos, consultas e documentação técnica.
Já o Portal Nacional da NFS-e disponibiliza informações sobre a emissão de notas fiscais de serviços no padrão nacional.
Essas plataformas são especialmente úteis para quem deseja compreender os documentos oficiais, em vez de utilizar modelos criados apenas para demonstração.
É importante lembrar que um modelo de nota fiscal em branco não equivale a uma nota fiscal válida.
Para que o documento produza seus efeitos fiscais, a emissão deve seguir os procedimentos e as regras aplicáveis ao tipo de operação.
Perguntas frequentes sobre exemplos de nota fiscal
Posso fazer uma nota fiscal no Word ou Excel?
É possível criar um documento ilustrativo no Word ou Excel para fins de treinamento, simulação ou organização interna.
Entretanto, esse arquivo não substitui uma nota fiscal oficial quando a legislação exige emissão por sistema fiscal autorizado.
Toda nota fiscal precisa ter CNPJ?
Não necessariamente. As exigências de identificação variam conforme o documento e a operação.
Em determinadas situações, pessoas físicas podem emitir documentos fiscais, e algumas operações permitem identificação por CPF.
Posso emitir nota fiscal sem ter empresa?
Em determinadas situações, sim. Algumas administrações tributárias permitem emissão por pessoas físicas ou disponibilizam procedimentos específicos para contribuintes não constituídos como empresas.
A possibilidade depende da atividade, do tipo de documento e das regras locais.
Nota fiscal e cupom fiscal são a mesma coisa?
Não exatamente. Existem diferentes modelos de documentos fiscais destinados ao consumidor.
A NFC-e, por exemplo, é utilizada em diversas operações de varejo e possui características próprias.
O documento aplicável depende das regras estaduais e da natureza da operação.
Posso usar um exemplo de nota fiscal para emitir a minha?
Sim, como referência para compreender a organização dos campos.
Contudo, não se deve copiar códigos fiscais, alíquotas ou informações tributárias sem verificar se correspondem à operação real.
O preenchimento precisa considerar a atividade exercida, o regime tributário e a legislação vigente.
Conclusão
Consultar um exemplo de nota fiscal é uma maneira prática de entender como funcionam os documentos fiscais utilizados nas vendas de produtos e na prestação de serviços.
Os modelos apresentados ajudam a identificar informações como emitente, destinatário, descrição da operação, valores e dados tributários. Entretanto, a emissão de uma nota válida exige o cumprimento das regras fiscais correspondentes.
Para evitar erros, o contribuinte deve utilizar um sistema de emissão adequado, manter seus dados atualizados e conferir as informações antes de concluir a operação.
Em caso de dúvidas sobre impostos, códigos fiscais ou obrigações específicas, a orientação de um contador pode ajudar a garantir que a emissão seja realizada corretamente.
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