Nota de devolução: como fazer? Veja como emitir e preencher corretamente

Saber nota de devolução como fazer é importante quando uma empresa precisa devolver uma mercadoria comprada ou recebida anteriormente. Em termos gerais, a nota fiscal de devolução serve para documentar fiscalmente o retorno total ou parcial da mercadoria e deve guardar relação com a operação original.

A emissão exige atenção porque não basta criar uma nova NF-e e informar que se trata de uma devolução. É necessário identificar corretamente a operação, utilizar o CFOP adequado, referenciar a nota fiscal original e preencher produtos, quantidades, valores e tributos conforme as regras aplicáveis ao caso.

Além disso, existem diferenças entre devolução de compra e devolução de venda, assim como situações específicas envolvendo consumidor não contribuinte, Simples Nacional, ICMS, IPI e devoluções parciais.

A seguir, veja como funciona a nota fiscal de devolução e quais informações normalmente precisam ser verificadas antes da emissão.

O que é uma nota fiscal de devolução?

A nota fiscal de devolução é o documento fiscal utilizado para registrar uma operação na qual uma mercadoria retorna ao estabelecimento de origem ou ocorre uma operação fiscal destinada a desfazer, total ou parcialmente, os efeitos da operação anterior.

Imagine que uma empresa comprou 100 unidades de determinado produto e, ao recebê-las, constatou que 20 apresentavam problemas.

Se essas 20 unidades forem devolvidas ao fornecedor, será necessário documentar corretamente a operação.

A devolução poderá ser parcial, abrangendo somente as 20 unidades.

Em outra situação, a empresa pode devolver todas as 100 unidades. Nesse caso, ocorre uma devolução total.

A NF-e de devolução permite relacionar essa movimentação à operação original.

Nota de devolução: como fazer passo a passo?

Embora os campos e telas mudem de acordo com o sistema emissor utilizado, o procedimento normalmente segue uma sequência semelhante.

1. Localize a nota fiscal original

Antes de emitir a devolução, localize a NF-e correspondente à operação que está sendo desfeita.

Você precisará de informações como:

• número da nota;
• série;
• chave de acesso;
• dados do emitente;
• produtos;
• quantidades;
• valores;
• CFOP utilizado;
• tributação.

O XML da NF-e original é especialmente importante porque contém os dados fiscais estruturados da operação.

Evite preencher a devolução apenas com base na DANFE quando você tiver acesso ao XML.

2. Verifique quem deverá emitir a nota de devolução

Essa etapa é fundamental.

Em uma operação entre empresas, por exemplo, a empresa que está devolvendo a mercadoria pode precisar emitir a NF-e correspondente à devolução.

Entretanto, existem situações nas quais o destinatário não é contribuinte ou não possui obrigação ou possibilidade de emitir NF-e.

Nesses casos, o procedimento fiscal pode ser diferente e o próprio estabelecimento que recebe a mercadoria de volta poderá precisar documentar a entrada conforme as regras aplicáveis.

Portanto, antes de emitir qualquer documento, determine quem possui responsabilidade pela emissão naquela operação específica.

3. Escolha a finalidade da NF-e

O leiaute da Nota Fiscal Eletrônica prevê finalidades específicas para o documento fiscal, incluindo a finalidade de devolução.

O sistema emissor normalmente possui um campo relacionado à finalidade da NF-e.

Ao emitir uma devolução, é importante utilizar a configuração apropriada para que o documento seja identificado corretamente.

A simples inclusão da palavra “devolução” nas informações adicionais não substitui o correto preenchimento dos campos fiscais da NF-e.

4. Referencie a nota fiscal original

Uma das etapas mais importantes para quem procura como fazer nota de devolução é vincular o novo documento à nota fiscal que originou a operação.

Normalmente, isso é feito por meio da chave de acesso da NF-e original.

A chave possui 44 dígitos e identifica aquela NF-e de maneira única.

Ao referenciar o documento original, fica estabelecida a relação entre a operação inicial e a devolução.

5. Informe os produtos devolvidos

Os produtos precisam corresponder àquilo que efetivamente está sendo devolvido.

Se a devolução for total, todos os itens pertinentes à operação poderão retornar nas respectivas quantidades.

Se for parcial, informe apenas as mercadorias e quantidades efetivamente devolvidas.

Por exemplo:

Compra original:

Produto A — 100 unidades — R$ 20 cada

Valor total: R$ 2.000

Devolução:

Produto A — 10 unidades — R$ 20 cada

Valor correspondente: R$ 200

Nesse exemplo simplificado, apenas uma parte da mercadoria retorna ao fornecedor.

É importante manter coerência entre os dados da operação original e os valores relacionados à parcela devolvida.

Qual CFOP usar na nota de devolução?

Essa é uma das maiores fontes de erro.

Não existe um único CFOP de devolução válido para todas as operações.

O código dependerá de fatores como:

• natureza da operação original;
• se é devolução de compra ou de venda;
• origem e destino;
• finalidade da mercadoria;
• operação dentro ou fora do estado;
• regime tributário;
• características fiscais da operação.

Por isso, copiar o CFOP utilizado em outra devolução sem analisar a operação pode gerar erro.

Alguns códigos são bastante conhecidos no contexto de devoluções, mas o enquadramento deve considerar a operação concreta.

CFOP 5.202

O CFOP 5.202 está relacionado à devolução de compra para comercialização em determinadas operações internas.

CFOP 6.202

O CFOP 6.202 também se relaciona à devolução de compra para comercialização, porém é utilizado no contexto interestadual correspondente.

CFOP 5.201 e 6.201

Esses códigos podem aparecer em devoluções relacionadas a compras para industrialização, conforme o enquadramento da operação.

Há diversos outros CFOPs relacionados a devoluções.

Portanto, esses exemplos não devem ser interpretados como uma recomendação automática.

A tabela oficial de CFOP e a natureza da operação original precisam ser consultadas antes da emissão.

Como saber qual CFOP de devolução usar?

Uma boa referência inicial é observar o CFOP da nota original e identificar exatamente qual operação ocorreu.

Suponha que uma empresa tenha comprado mercadoria destinada à comercialização.

A devolução dessa compra deverá utilizar um código compatível com a devolução da operação correspondente, considerando também se o fornecedor está no mesmo estado ou em outra unidade da Federação.

Por outro lado, se a mercadoria foi adquirida para industrialização, ativo imobilizado, uso e consumo ou outra finalidade, o enquadramento poderá mudar.

Por isso, o CFOP deve ser definido com base na natureza real da operação.

Em caso de dúvida, o contador ou responsável fiscal da empresa deve validar o código antes da autorização da NF-e.

Devolução de compra e devolução de venda são diferentes?

Sim.

A expressão “nota de devolução” pode se referir a situações diferentes.

Devolução de compra

Ocorre quando a empresa compradora devolve ao fornecedor uma mercadoria adquirida.

Imagine uma loja que compra 50 cadeiras para revenda e recebe dez unidades danificadas.

Ao devolver essas unidades ao fornecedor, existe uma devolução de compra para a loja.

Devolução de venda

Para a empresa que originalmente vendeu a mercadoria, o retorno pode representar uma devolução de venda.

Imagine que uma indústria vendeu determinado produto e posteriormente recebeu a mercadoria de volta.

Do ponto de vista dessa empresa, trata-se do retorno relacionado à venda realizada anteriormente.

Essa distinção influencia escrituração, CFOP e tratamento tributário.

Como fazer nota de devolução parcial?

A nota de devolução parcial ocorre quando apenas uma parte da operação original é devolvida.

Imagine uma NF-e com:

Produto A — 10 unidades — R$ 100 cada;

Produto B — 5 unidades — R$ 200 cada.

O cliente decide devolver somente duas unidades do Produto A.

A devolução deverá representar justamente essas duas unidades e os valores correspondentes.

Não se deve informar que toda a nota foi devolvida quando apenas parte das mercadorias retornou.

Além da quantidade e do valor dos produtos, é necessário observar o tratamento proporcional dos tributos e demais componentes da operação quando aplicável.

Como fazer nota de devolução total?

Na devolução total, todas as mercadorias abrangidas pela operação retornam.

Nesse caso, a NF-e de devolução deverá reproduzir adequadamente os itens e valores pertinentes à operação que está sendo desfeita, observando as regras fiscais aplicáveis.

Mesmo em uma devolução integral, entretanto, não é recomendável simplesmente copiar todos os campos da NF-e original.

O CFOP, a natureza da operação, a finalidade da NF-e e outros elementos precisam refletir que agora existe uma operação de devolução.

Como preencher a natureza da operação?

O campo “Natureza da Operação” deve descrever adequadamente a movimentação.

Dependendo do caso, podem aparecer descrições como:

Devolução de compra para comercialização

ou

Devolução de mercadoria

Entretanto, a descrição precisa ser coerente com o CFOP e com a operação realizada.

O sistema de gestão da empresa pode possuir naturezas previamente cadastradas pelo departamento fiscal ou pela contabilidade.

Nesse caso, prefira utilizar a configuração já validada em vez de criar uma nova natureza sem orientação.

Como preencher os valores na nota fiscal de devolução?

Os valores precisam manter relação com a operação original e com a quantidade efetivamente devolvida.

Considere uma compra de 20 unidades por R$ 50 cada:

20 × R$ 50 = R$ 1.000.

Se cinco unidades forem devolvidas:

5 × R$ 50 = R$ 250.

Nesse exemplo simplificado, o valor das mercadorias devolvidas corresponde a R$ 250.

Entretanto, uma NF-e pode envolver outras parcelas, como frete, desconto, seguro, despesas acessórias e tributos.

Por isso, uma devolução real pode exigir cálculos adicionais.

O ideal é utilizar o XML da operação original e seguir as orientações fiscais correspondentes.

Como ficam os impostos na nota de devolução?

O tratamento tributário é uma das partes que exigem maior cuidado.

A devolução tem como objetivo fiscal desfazer, dentro das regras aplicáveis, os efeitos da operação anterior. Portanto, os tributos relacionados à parcela devolvida precisam ser tratados corretamente.

Dependendo da operação, podem existir informações relacionadas a:

ICMS;

ICMS-ST;

IPI;

PIS;

Cofins.

Além disso, o tratamento pode variar conforme o regime tributário e a natureza da operação.

Por essa razão, não é seguro copiar automaticamente CST, CSOSN, alíquotas e bases de cálculo de outra nota de devolução.

A operação original deve servir como referência e as regras fiscais aplicáveis precisam ser observadas.

Como fazer nota de devolução no Simples Nacional?

Empresas optantes pelo Simples Nacional também podem precisar emitir notas de devolução.

Nesse caso, é necessário observar as regras específicas do regime e a tributação da operação original.

Um ponto que exige atenção é o preenchimento das informações tributárias, especialmente quando a operação envolve ICMS, ICMS-ST ou IPI.

Dependendo da situação e da versão do leiaute da NF-e utilizada, determinados valores podem precisar ser informados em campos específicos.

Por isso, empresas do Simples Nacional não devem assumir que uma devolução pode ser emitida simplesmente deixando todos os campos tributários zerados.

O contador deve orientar a configuração fiscal apropriada para cada operação.

Como fazer nota de devolução com IPI?

Operações envolvendo IPI merecem atenção especial.

O tratamento do imposto em uma devolução depende das características da operação e de quem está emitindo o documento.

Além disso, o leiaute da NF-e e a legislação tributária determinam como as informações devem aparecer no documento eletrônico.

Por isso, copiar o valor do IPI da nota original para qualquer campo disponível pode provocar rejeições ou escrituração incorreta.

Quando houver IPI na operação original, verifique a orientação fiscal aplicável antes de autorizar a devolução.

Nota de devolução precisa ter a mesma quantidade da nota original?

Somente se a devolução for integral.

Se foram compradas 100 unidades e apenas 30 serão devolvidas, a nota de devolução deverá refletir as 30 unidades.

Esse cuidado também vale quando a NF-e possui vários produtos.

Por exemplo:

Produto A — devolução total;

Produto B — nenhuma devolução;

Produto C — devolução parcial.

A nova nota deve representar aquilo que efetivamente está retornando.

Precisa colocar a chave da nota original?

A referência ao documento fiscal original é uma informação fundamental na emissão de uma NF-e de devolução.

Quando a operação original foi documentada por NF-e, a chave de acesso permite identificar precisamente qual documento está relacionado à devolução.

Muitos sistemas possuem um campo específico como:

“Documento fiscal referenciado”;

“NF-e referenciada”;

“Nota de origem”;

ou nomenclatura semelhante.

Informe a chave de acesso correta nesse campo.

Não dependa apenas de escrever o número da nota nas observações.

O que colocar nas informações complementares?

As informações adicionais podem ser utilizadas para esclarecer a operação.

Por exemplo:

“Devolução parcial referente à NF-e nº XXXX, série X.”

Dependendo da situação, também podem ser incluídas informações fiscais exigidas pela legislação.

Entretanto, escrever uma observação não substitui o preenchimento dos campos estruturados da NF-e.

Se existe um campo específico para referenciar a chave da nota original, utilize esse campo.

Existe prazo para emitir nota fiscal de devolução?

Não é adequado estabelecer um único prazo válido para qualquer devolução no Brasil.

As regras podem variar conforme a operação, o tributo envolvido, a legislação estadual e as circunstâncias do retorno da mercadoria.

Além disso, é importante diferenciar o prazo comercial estabelecido entre comprador e vendedor dos efeitos e prazos previstos na legislação tributária.

Uma empresa pode aceitar comercialmente uma devolução depois de determinado período, mas isso não significa que todas as consequências fiscais sejam iguais.

Por isso, quando a devolução ocorre muito tempo depois da operação original, é recomendável consultar o departamento fiscal ou a contabilidade antes de emitir o documento.

Quem emite a nota quando o consumidor devolve um produto?

Quando a mercadoria retorna de um consumidor final que não emite documento fiscal, o procedimento não é igual ao de uma devolução entre duas empresas contribuintes que emitem NF-e.

O estabelecimento vendedor poderá precisar emitir o documento fiscal de entrada correspondente ao retorno, observando a legislação aplicável.

Esse cenário aparece, por exemplo, em devoluções realizadas por consumidores pessoas físicas.

Como as regras fiscais podem depender da unidade da Federação e da operação, a empresa deve verificar a regulamentação da Secretaria da Fazenda competente.

Posso cancelar a nota em vez de fazer devolução?

Depende da situação.

Cancelamento e devolução não são a mesma coisa.

O cancelamento é utilizado quando ainda estão presentes as condições legais para cancelar a NF-e autorizada.

A devolução, por outro lado, é utilizada quando existe uma operação de retorno da mercadoria que precisa ser documentada fiscalmente.

Se a mercadoria já circulou ou a operação efetivamente ocorreu, simplesmente cancelar a NF-e pode não ser o procedimento adequado.

Além disso, os prazos e condições para cancelamento são estabelecidos pela legislação e pelas regras da administração tributária competente.

Portanto, antes de escolher entre cancelamento e devolução, verifique o que realmente aconteceu com a mercadoria.

Carta de correção pode substituir uma nota de devolução?

Não.

A Carta de Correção Eletrônica (CC-e) possui finalidade diferente.

Ela permite corrigir determinadas informações de uma NF-e dentro das limitações estabelecidas pela legislação.

A carta de correção não deve ser utilizada para simular o retorno de uma mercadoria ou substituir uma operação de devolução que precisa ser documentada.

Portanto, se ocorreu efetivamente uma devolução, é necessário verificar qual documento fiscal deve representar essa movimentação.

Erros comuns ao fazer nota de devolução

Um dos erros mais frequentes é simplesmente copiar uma NF-e anterior de devolução.

Embora isso economize alguns minutos, duas operações aparentemente semelhantes podem possuir características fiscais diferentes.

Outro problema é escolher o CFOP considerando apenas se a mercadoria está entrando ou saindo, sem analisar a finalidade da operação original.

Também são erros frequentes:

não referenciar a NF-e original;

devolver quantidade diferente da quantidade efetivamente retornada;

informar valores incompatíveis com a operação original;

utilizar tributação incorreta;

confundir devolução com cancelamento;

não verificar se a operação é interna ou interestadual;

utilizar um CFOP de devolução incompatível;

ignorar ICMS-ST ou IPI existentes na operação original.

Esses erros podem gerar rejeições da NF-e, inconsistências na escrituração ou problemas na apuração tributária.

Exemplo de nota fiscal de devolução

Considere uma empresa localizada em São Paulo que comprou de um fornecedor paulista 50 unidades de determinada mercadoria destinada à comercialização.

Valor unitário: R$ 100.

Valor das mercadorias:

50 × R$ 100 = R$ 5.000.

Depois do recebimento, a empresa identifica defeito em dez unidades e decide devolvê-las.

Valor correspondente:

10 × R$ 100 = R$ 1.000.

A empresa deverá documentar a devolução das dez unidades, relacionar a nova NF-e ao documento original e utilizar o enquadramento fiscal correspondente à devolução da compra realizada.

Como é uma devolução parcial, as outras 40 unidades permanecem normalmente com a empresa.

Esse exemplo é propositalmente simplificado. Tributos, descontos, frete e outras parcelas podem alterar o preenchimento real.

Checklist: como fazer nota de devolução corretamente

Antes de transmitir a NF-e, vale conferir:

Nota original: o documento correto foi localizado?

Chave de acesso: a NF-e original foi devidamente referenciada?

Emitente e destinatário: estão corretos?

Natureza da operação: identifica adequadamente a devolução?

CFOP: corresponde ao tipo de devolução?

Produtos: somente os itens realmente devolvidos foram incluídos?

Quantidades: correspondem à devolução real?

Valores: mantêm coerência com a operação original?

Tributos: ICMS, IPI, PIS, Cofins e demais informações foram tratados corretamente quando aplicáveis?

Devolução parcial: os valores foram considerados proporcionalmente quando necessário?

Essa revisão pode evitar a necessidade de corrigir problemas depois da autorização do documento.

Conclusão: nota de devolução como fazer corretamente?

Para quem procura nota de devolução como fazer, o ponto mais importante é entender que a nova NF-e precisa estar diretamente relacionada à operação original.

Primeiro, localize a NF-e e seu XML. Depois, identifique se a devolução é total ou parcial, determine quem deve emitir o documento, selecione a finalidade adequada, referencie a chave da nota original e informe corretamente produtos, quantidades e valores.

Em seguida, escolha o CFOP de acordo com a natureza da operação e verifique cuidadosamente a tributação.

Não existe um único CFOP ou uma configuração tributária que sirva para todas as notas de devolução. A localização dos estabelecimentos, finalidade da mercadoria, regime tributário e impostos existentes na operação original podem alterar significativamente o preenchimento.

Por isso, quando houver dúvidas sobre CFOP, ICMS, ICMS-ST, IPI ou escrituração, a alternativa mais segura é validar a operação com o contador ou responsável fiscal antes de transmitir a NF-e.

Fontes

• Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) — documentação técnica, Manual de Orientação do Contribuinte e informações sobre a NF-e.
• Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) — Ajuste SINIEF 07/2005 e demais normas relacionadas à Nota Fiscal Eletrônica.
• Confaz — tabela e regras relacionadas ao Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP).
• Receita Federal do Brasil — legislação e orientações tributárias relacionadas ao Simples Nacional e tributos federais.
• Secretarias Estaduais da Fazenda (Sefaz) — legislação estadual aplicável ao ICMS e procedimentos fiscais de devolução.

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